En aplicación al principio de rogación, para la práctica de todos los actos notariales, regulados en el artículo 18, se requieren de petición de parte del o los interesados, exceptuando la inscripción o registro de contratos de arrendamiento, en el que el interesado deberá concurrir con los ejemplares del contrato para efectos del registro, en el que la notaria o el notario, con el fin de otorgar seguridad documental, registrará el nombre y la firma de quien solicita dicha inscripción.

 

Presentada la petición se debe analizar si es que procede o no la práctica del acto notarial solicitado, para cuyo efecto, el notario deberá elaborar el documento o levantar un acta notarial, en los casos que se requiera,  considerando que se enmarque en la ley, declare la admisión del petitorio y disponga la práctica del acto notarial.

 

Regulación de las nuevas facultades notariales:

 

El numeral 8 de la décimo quinta disposición reformatoria, dispone que  luego del numeral 28, se agreguen los numerales, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36 y 37 que se refieren a las siguientes diligencias notariales:

 

 

NUMERAL 29.- Aprobación de la sociedades civiles y mercantiles y demás actos atinentes con su vida jurídica y oficiar al registro mercantil para su inscripción, cuando no corresponda a la superintendencia de compañías y valores.

 

Consideraciones:

 

La facultad asignada al notario (a), según esta disposición se concreta a dos aspectos:

 

1.- Aprobar la constitución y demás actos societarios.

2.- Oficiar al registrador mercantil, para su inscripción.

 

Normatividad:

 

1.- Art. 30 del código de comercio, numeral 8: “El registro se llevará en un solo libro foliado, en el que se inscribirán: (…) 8.-  Las escrituras en que se forme, prorrogue o disuelva una sociedad; las que en una sociedad introduzcan alteración que interese a terceros, y aquéllas en que se nombren liquidadores”.

 

2.- Art. 1965 del código civil: “La sociedad, sea civil o comercial, puede ser colectiva, en comandita  o anónima”.

 

3.- Art. 1968 del código civil: “Las sociedades civiles anónimas están sujetas a las mismas reglas que las sociedades comerciales anónimas.”

 

Las dos únicas sociedades civiles y mercantiles que pueden ser aprobadas por los notarios o notarias son: la sociedad colectiva y la sociedad en comandita.

 

4.- En el proceso de constitución de las compañías en nombre colectivo (Art. 38 l. Cías) como en las compañías de comandita simple (Art. 61 l. Cías), se dispone que la escritura de formación de estas compañías sean aprobadas por el JUEZ, quien ordenará la publicación de un extracto de la misma, por una sola vez, en uno de los periódicos de mayor circulación en el domicilio de la compañía y su inscripción en el registro mercantil.

 

En esencia la facultad de aprobar sociedades civiles y mercantiles, previstas en el numeral 29 del artículo 18 de la ley notarial, es trasladar al notario la facultad otorgada a los jueces, de aprobar estas compañías. Implícitamente se han reformado estas normas de la ley de compañías por el Código Orgánico General de Procesos.

 

Procedimiento notarial para la aprobación e inscripción de la constitución de sociedades civiles y mercantiles:

 

La facultad de aprobar e inscribir en el registro mercantil, la constitución de las sociedades en nombre colectivo y en comandita simple, tanto civiles como mercantiles, deben sujetarse al siguiente procedimiento:

 

1.- Publicación del extracto.- Una vez otorgada la escritura pública de constitución, reforma de estatutos y más actos societarios de las compañías en nombre colectivo, en comandita simple, tanto civiles como mercantiles, el notario(a) deberá ordenar la publicación de un extracto por una sola vez, (Art. 38 y 61 l de compañías).

 

2.- Petitorio de publicación del extracto.- Las personas legitimadas a solicitar la publicación del extracto en aplicación a lo dispuesto en el artículo 39 de la ley de compañías, el petitorio mediante el cual se solicita al juez la elaboración y publicación del extracto, puede ser presentado por:

 

• Los socios que tengan la administración; y,

• El notario si fuere autorizado por los socios.

 

Subsidiariamente, si ninguno de los anteriores lo solicitare, podrá pedir la publicación del extracto cualquiera de los socios.

 

Siguiendo el contenido de esta norma, y por cuanto ya no sería el juez sino el notario el que disponga la publicación del extracto, pueden solicitar su publicación:

 

• El socio o socios administradores; y,

• Los demás socios, si el socio administrador no lo hiciere.

 

Es decir que ha quedado derogada la facultad de solicitar la publicación del extracto por el propio notario, por cuanto él mismo es el que va a disponer la publicación y disponer su aprobación.

Cualquiera de los anteriormente legitimados podrá hacerlo a través del abogado patrocinador de la constitución.

 

3.- Plazo para presentar el petitorio.- Siguiendo la misma norma del artículo 39 de la ley de Compañías, el petitorio deberá presentarse dentro del término de quince días, contados a partir de la fecha de celebración de la escritura pública.

 

Formas del petitorio:

 

1.- El petitorio podrá presentarse, por quienes estén legitimados a hacerlo dentro de término referido de quince días desde la fecha de celebración de la respectiva escritura pública de constitución.

 

2.- A fin de simplificar el proceso de aprobación e inscripción en el registro mercantil, se podría solicitar en el texto de la misma minuta de constitución, que se extienda el extracto para su publicación. Se podría sugerir que los abogados al cerrar las minutas, en la parte en que solicitan que se agregue las demás cláusulas de estilo, agreguen el pedido de que una vez otorgada la escritura se proceda a extender el extracto para su publicación, utilizando esta frase: “usted señor notario se servirá disponer que se publique el extracto por una sola vez, a fin de que posteriormente  procederá a aprobar y disponer su inscripción en el registro mercantil.”

 

4.- Disposición de publicación del extracto.- El notario(a), luego de las firmas de los otorgantes y de la del notario autorizante, debe sentar una razón que exprese:

 

Razón:  En atención al pedido formulado por los otorgantes, que antecede, y a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 29 del artículo 18 de la Ley Notarial, se dispone la  publicación del extracto, por una sola vez en uno de los periódicos de mayor circulación en el domicilio de la compañía, para su aprobación e inscripción en el Registro Mercantil.

 

5.- Contenido del extracto.- De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley de Compañías el extracto contendrá:

 

1º El nombre, nacionalidad y domicilio de los socios que la forman;

2º La razón social, objeto y domicilio de la compañía;

3º El nombre de los socios autorizados para obrar, administrar y firmar por ella;

4º La suma de los aportes entregados, o por entregarse, para la constitución de la compañía; y,

5º El tiempo de duración de esta.

 

6.- Plazo entre la publicación y la aprobación.- La Ley de Compañías no establece el tiempo que deba transcurrir entre la publicación del extracto, y la declaración notarial de aprobación, más el interés del Estado de propiciar un procedimiento ágil de constitución de sociedades civiles y de comercio, el tiempo prudente para extender el acta de aprobación e inscripción en el Registro Mercantil será en el plazo de cinco días a partir de la fecha de publicación del extracto, siempre y cuando no haya oposición alguna.

 

7.- Petitorio adjuntando la publicación del extracto y solicitando la aprobación e inscripción en el Registro Mercantil.- Quienes estuvieren legitimados, por si o por su abogado patrocinador de la constitución, presentará el petitorio dirigido al notario autorizante de la escritura pública de constitución (de ser el caso), o del acto societario pertinente, adjuntando un ejemplar del periódico en el que se efectuó la publicación del extracto. En la notaría se adjuntará al acta de aprobación, el recorte de la publicación junto con el nombre del periódico y el número de edición y fecha.

 

8.- Acta notarial de aprobación y disposición de inscripción en el registro mercantil.- El acta notarial debe contener lo siguiente:

 

• Ciudad, día y fecha en que se levanta el acta

• Nombres y apellidos del notario(a) autorizante

• Referencia del petitorio

• Referencia y constancia de la publicación del extracto

• Mención de que actúa en ejercicio de la fe pública de la que  se halla investido y del fundamento legal que le faculta cumplir con esta diligencia notarial (numeral 29 del art. 18 de la ley notarial).

• Declaración de aprobación de la constitución o acto societario objeto de la escritura pública

• Disposición de que se inscriba en el Registro Mercantil del cantón respectivo

• Declaración de que queda incorporada en el protocolo

• Firma del notario

 

Procedimiento notarial para la aprobación e inscripción de la escritura de otros actos societarios de sociedades civiles y mercantiles:

 

El procedimiento es similar a lo anteriormente descrito, sin embargo en las escrituras públicas que contengan:

 

• Cambio de razón social

• Admisión de nuevos socios por la transferencia de sus derechos a otras personas o por cualquier otra causa.

• Reformas al estatuto de conformidad a lo dispuesto en el artículo 86 de la Ley de Compañías.

 

El extracto deberá publicarse por tres días seguidos presentadas las tres publicaciones y, de no haber oposición, se extenderá el acta notarial respectiva, en los términos antes anotados. En caso de cambio de razón social de la compañía, los acreedores que se creyeren perjudicados  en sus intereses, podrán oponerse a la inscripción de la escritura, siguiendo el procedimiento previsto en los artículos 87 y 88 de Ley de Compañías, antes de remitir todo lo actuado a la oficina de sorteos de la función judicial.

 

NUMERAL 30.- Autorizar la inscripción de matrículas de comercio en el registro pertinente.

 

Reflexiones generales:

 

La inscripción en la matrícula de comercio es una de las obligaciones de la persona que quiera ejercer el comercio, así lo dispone el artículo 22 del Código de Comercio.

 

1.- Requisitos del petitorio de quien va a ejercer el comercio.- Según lo dispone el artículo 22 del Código de Comercio, toda persona que quiera ejercer el comercio  con un capital mayor de mil sucres (equivalente a USD $ 0.04) se inscribirá en la matrícula de comercio. Al efecto se dirigirá  por escrito, haciendo conocer:

 

• Giro del negocio que va a emprender.

• Lugar donde va a establecerse, el nombre o razón con la que a de girar.

• Modelo de la firma que usará.

• Si intenta ejercer por mayor o menor la profesión mercantil.

• Capital que se destina a ese comercio.

• El petitorio deberá estar patrocinado por abogado con su respectivo registro profesional.

 

2.- Contenido del acta notarial.- El acta notarial deberá contener lo siguiente:

• Lugar, día y fecha.

• Nombre y apellido del notario autorizante, así como el número de la notaría.

• Nombres y apellidos de la persona que solicita la inscripción en la matrícula de comercio.

• Referencia de las normas legales que legitiman la actuación notarial.

• Disposición mandataria de que se inscriba al solicitante en la matrícula de comercio del cantón respectivo, de conformidad con las características expuestas en el petitorio.

• Capital con el que inicia el negocio.

• Incorporación en el protocolo del acta.

• Firma del notario.

 

Importante: Esta facultad notarial es exclusiva para las personas naturales que van ejercer el comercio. Para el caso de las sociedades, se estará a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley de Compañías.

 

3.- Matrícula de comercio de corredores y martilladores, capitanes de buque, circulares de comercio.- Los corredores estarán sujetos a lo dispuesto en los artículos 74 y 77 del Código de Comercio, los martilladores a lo dispuesto en el artículo 104 del mismo cuerpo legal.

 

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 23 del Código de Comercio también deben inscribirse en la matrícula de comercio los corredores y martilladores.

 

En lo referente a los capitanes de buque, de acuerdo al artículo 24 del Código de Comercio, también están obligados a inscribirse en la matrícula de comercio, tomando en cuenta el lugar donde debe hacerse la inscripción que será  en la oficina de inscripciones del cantón donde tenga su sede el despacho de aduana donde  se ha conferido la patente de navegación.

 

Por cuanto el numeral 30 del artículo 18 de la Ley Notarial que se agrega en virtud de las reformas del Código Orgánico General de Procesos, no le limita al notario a autorizar las matrículas de comercio únicamente a comerciantes, esta facultad se extiende para que autorice la inscripción en la matrícula de comercio a los corredores, martilladores y capitanes de buque, siguiendo el mismo procedimiento antes expuesto.

 

Las circulares de comercio, a las que se refiere el artículo 25 deberán ser autorizadas por el juez de lo civil.

 

NUMERAL 31.- Requerir a la persona deudora para constituirla en mora, de conformidad con el artículo 1567 del código civil.-

 

Reflexiones Generales:

 

Esta es una facultad con el mismo precedente que la que consta en el numeral 18 pero con distinto efecto.

 

El artículo 1756 del Código Civil, establece los casos en los cuales el deudor está en mora.

 

La jurisprudencia y la doctrina han conceptuado que los casos de los numerales uno y dos son especiales y que el tercero es de tipo general, es decir el que se refiere cuando el deudor ha sido judicialmente reconvenido por el acreedor.

 

A pesar de que el artículo 1567 del Código Civil no ha sido expresamente reformado, esta nueva facultad notarial, por mandato legal, debería aplicarse cuando el requerimiento sea solicitado a través del requerimiento en sede notarial, a la que los jueces sabrán atribuir los efectos que correspondan.

 

Procedimiento notarial:

 

• Admitir o no el petitorio con el análisis del título que contenga la obligación.

• Preparar el oficio que contiene el requerimiento, con la advertencia de que el incumplimiento generará los efectos legales pertinentes (mora).

 

De ninguna manera el notario(a) deberá hacer constar en el acta de requerimiento que el deudor queda constituido en mora, sino simplemente de que se ha efectuado dicho requerimiento  para que surta los efectos legales pertinentes.

 

Formas de notificar: Se sugiere que será  mediante una sola boleta, que deberá hacerse en forma personal. Tratándose de un acto notarial, se le entregará al deudor un oficio del contenido del requerimiento.

 

NUMERAL 32: Receptar la declaración juramentada sobe el estado civil de las personas, cuando estas las requieran, para el objetivo de tramitar la posesión notoria de estado civil.- Debe practicarse como cualquier declaración jurada o juramentada.

 

En el texto de la declaración es conveniente señalar el objeto y uso correspondiente de este acto notarial.

 

 

NUMERAL 33: Tramitar la caución e inventario en el usufructo, para determinar que esta sea suficiente para la conservación del bien que se trate y para el inventario solemne.

 

Reflexiones Generales:

 

• Se fundamenta en el artículo789 del Código Civil.

• Se aplica cuando el usufructuario es un extraño frente al nudo propietario.

• Por la misma norma legal se exonera de esta caución en los siguientes casos:

            - Por voluntad del constituyente o del propietario.

            - El donante que se reserva el usufructo de la cosa donada; sin embargo, si el donante cede a un tercero el usufructo, esta cesión no se podrá perfeccionar sin la autorización notarial.

- Al notario le corresponde: calificar y autorizar la caución:

- La caución puede consistir en: fianza, prenda, hipoteca, pólizas de fidelidad o garantías bancarias.

- Si se trata de fianza, el usufructuario debe presentar el contrato de fianza, en la que conste la obligación asumida por el fiador como también los certificados respecto de la capacidad económica del fiador.

- Si se trata de prenda o hipoteca, le corresponde al notario calificar la caución. El notario deberá apreciar en primer lugar el avalúo real del inmueble, mediante un informe pericial realizado por uno de los peritos calificados por el consejo de la judicatura.

-Si son pólizas de fidelidad o garantías bancarias, determinado el monto se procederá a solicitar a la respectiva institución financiera o de seguros.

- Cumplidos estos requisitos podrá autorizar la caución.

 

Procedimiento notarial:

 

• Solicitud del nudo propietario, adjuntando el título de propiedad del bien objeto de la constitución.

• Documento que acredite el avalúo pericial, realizado por uno de los peritos acreditados por el consejo de la judicatura.

• El notario deberá remitir oficio a la oficina de peritos del consejo de la judicatura a fin de que se asigne al profesional que en calidad de perito practique el avalúo el bien objeto del usufructo.

• Este informe servirá al notario para calificar la caución como suficiente, y se agregará como documento habilitante para el acta de autorización de la caución.

• Con el informe pericial el usufructuario debe presentar al notario el documento que contenga la fianza, prenda, hipoteca, póliza o garantía bancaria con la cual se cauciona el usufructo.

• Levanta el acta notarial autorizando la caución.

 

 

NUMERAL 34.- Solemnizar la designación de administrador común, mediante declaración de las partes, lo que se legalizará con la correspondiente petición y reconocimiento de firma de los solicitantes.

 

Esta facultad permite a quienes tienen un bien proindiviso, puedan designar un administrador común, por consiguiente, el petitorio debe ser realizado con la intervención de todos los copropietarios, quienes debe hacer constar que de manera voluntariamente han procedido a designar como administrador común al copropietario que hayan elegido.

 

Actuación notarial:

 

El notario(a) debe proceder a levantar el acta del reconocimiento de la firma de los peticionarios, con la observación de todas las formalidades pertinentes.

 

Una vez reconocidas las firmas de todos los peticionarios, procederá a levantar el acta de solemnización de administrador común, la misma que deberá contener lo siguiente:

 

• Lugar día y hora.

• Nombre del notario autorizante y la comparecencia del administrador común, si estuviera presente.

• Mención del petitorio en relación a quienes solicitan la designación de administrador común y el nombre de la persona designada

• El notario debe hacer constar que se ha practicado el reconocimiento de las firmas de los peticionarios y que solemniza la designación hecha por los peticionarios en favor de la persona que se desempeñará como administrador común.

• Aceptación del administrador designado,  declarando conocer las responsabilidades, limitaciones y más condiciones impuestas por los peticionarios, si estuviere presente, caso contrario se procederá a realizar la aceptación en acta separada.

• El acta debe estar firmada por el administrador y el notario (a)

• El notario (a) debe protocolizar el acta de solemnización de designación de administrador común y extender las copias solicitadas únicamente del acta de solemnización

• Cuando no concurriere el administrador común designado al momento del levantamiento del acta respectiva, el notario señalará día y hora para su posesión del cargo.

• Si no llegare a posesionarse, los peticionarios pueden revocar la designación hecha a favor del administrador anterior y proceder a designar a un nuevo administrador, siguiendo los mismos pasos anteriores.

 

 

NUMERAL 35.- Solemnizar el desahucio, de acuerdo a lo previsto en la Ley de Inquilinato y el Código Civil. La o el interesado en el desahucio dirigirá una solicitud a la o al notario, acompañando prueba de su pretensión. Recibida la solicitud y los documentos que se acompañan a ella, la o el notario dispondrá que se notifique a la o al desahuciado.

 

Facultad se concreta a los contratos de arrendamiento de predios urbanos (ley de inquilinato) y de predios rurales (Código Civil).

 

Según la ley de inquilinato, procede únicamente en los casos determinados en le literal h) del art. 30 li (demolición), de transferencia de dominio del bien inmueble por parte del arrendador (art. 31 li) y por cumplimiento del plazo (art. 33 li).

 

Desahucio por demolición:

 

La ley de inquilinato en el literal h del artículo 30, establece la causal de terminación del contrato de arrendamiento mediante desahucio, por  resolución del arrendador de demoler el local para nueva edificación.

 

• Tomar en cuenta que el desahucio debe notificarse con tres meses por lo menos a la fecha fijada para la demolición.

 

• Deben presentarse los planos aprobados de la nueva edificación y el permiso municipal correspondiente

 

• Desahucio por traspaso de dominio:

 

El nuevo propietario de un inmueble que se encuentra en arrendamiento debe solicitar el desahucio, para dar por terminado el contrato.

 

Legitimación activa: el nuevo propietario

 

Requisitos:

 

• petitorio

• de la escritura adquisitiva del dominio y su correspondiente inscripción en el registro de la propiedad que establezca la legitimidad del derecho del nuevo propietario

• desde la inscripción en el registro de la propiedad, la notificación del desahucio debe realizarse dentro del plazo de 30 días, caso contrario no opera el desahucio.

• el plazo para la desocupación y entrega es el de noventa días. (art. 31 li)

• los contratos de arrendamientos realizados por escritura pública e inscritos en el respectivo registro de la propiedad del cantón, debe respetarse y no son objeto de desahucio (art. 31 3er. inciso li)

 

Desahucio por cumplimiento del plazo

 

El arrendador debe comunicar al arrendatario su resolución de terminar el contrato con noventa de anticipación, por lo menos, a la fecha de expiración del mismo. Transcurrido este plazo, cualquiera de las partes podrá dar por terminado mediante desahucio.

Si no se notifica dentro del plazo de 90 días se entiende prorrogado el plazo por un año y por una sola vez.

 

Procedimiento notarial.-En los casos anteriores, presentado el petitorio, el notario exigirá, en el caso de demolición que se adjunten los planos aprobados y la certificación del permiso municipal de construcción. En el caso de traspaso de dominio exigirá: el contrato de arrendamiento inscrito y la copia de la escritura con la inscripción en el registro de la propiedad del cantón respectivo, por la cual el peticionario adquiere el derecho de dominio del inmueble objeto del arrendamiento. Y en el caso del cumplimiento del plazo, la notificación del arrendador al arrendatario, con noventa días de anticipación, por lo menos, de dar por terminado el contrato de arrendamiento.

 

El notario debe levantar una acta en la que califica de procedente el desahucio y dispone su notificación en sede notarial a través del propio notario (a).

 

El notario o notaria debe preparar un oficio de notificación, en el que debe hacer constar lo siguiente:

 

• lugar y fecha

• el nombre de la persona (arrendatario) a quien va dirigido

• la mención del petitorio y de la calificación de su procedencia

• la notificación  con el plazo de que en noventa días proceda a desocupar la vivienda

• firma del notario

 

Forma de notificación: El artículo 997 del Código de Procedimiento Civil, regula la notificación del desahucio, mediante una sola boleta, en consecuencia en sede notarial, la notificación deberá hacerla el propio notario, mediante la entrega del oficio de notificación del desahucio.

 

Concluida la notificación procederá a levantar el acta de solemnización del desahucio que igualmente contendrá lo siguiente:

 

• lugar día y hora

• el nombre y apellido del notario

• la mención del petitorio

• el hecho de haber concurrido hasta el lugar de notificación del desahucio

• haber notificado con el desahucio, mediante la entrega en la persona del arrendatario o a algún familiar

• declaración de solemnización

• cierre del acta con la disposición de protocolización

• firma del notario

 

 

Desahucio regulado por el Código Civil.

 

• Procede cuando no se ha fijado tiempo para la duración del arriendo según, lo regula el art. 1892 del c.c.

• El desahucio deberá notificarse de acuerdo al período de tiempo de pago de las pensiones de arrendamiento (art. 1892 inc. 3 cc)

• En el caso de casas, almacenes o edificios se aplicará el art. 1917 del cc)

• En el caso de predios rústicos el desahucio deberá  darse con anticipación de un año (art. 1927 cc)

• El procedimiento con las peculiaridades indicadas, se procederá conforme a lo señalado para los arrendamientos establecidos en la ley de inquilinato.

 

NUMERAL 37 solemnización de la partición de los bienes hereditarios mediante la declaración de las partes.- Procederá cuando los herederos hayan acordado voluntariamente preparar la hijuela divisoria.

 

En un documento privado, solicitando al notario que proceda a reconocer su firma y rúbrica puesta en dicho documento.

 

Sin embargo  cuando se trate de bienes inmuebles,  deberá realizarse la partición por escritura pública. (La única hijuela que procede protocolizarse para su inscripción es la preparada por un juez en sentencia.)

 

Documentos probatorios:

 

• Posesión efectiva de bienes y testamento (este último en caso de haberlo).

• Pago del impuesto a las herencias legados y donaciones o su certificado liberatorio de pago por parte del SRI.

Documentos que prueben la propiedad de los bienes a partirse que hayan sido del causante (escrituras públicas y certificados del registrador de la propiedad en caso de inmuebles, matrículas en caso de vehículos, títulos de propiedad o contratos de compra venta o facturas en caso de muebles, certificados de acciones, escrituras de constitución de compañías de responsabilidad limitada, cesión de participaciones, etcétera).